Thông thường, nếu bạn là người không có quốc tịch Việt Nam hoặc là người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài khi tiến hành những thủ tục hành chính tại Việt Nam như: đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam, xin nhận cha, mẹ, con, nhận nuôi con nuôi, đổi bằng lái xe do nước ngoài cấp, xin thẻ thường trú, thẻ tạm trú… cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam thường yêu cầu bạn phải “Hợp pháp hóa lãnh sự” những giấy tờ có liên quan.  

 Luật Bách Việt xin thông tin đến các bạn những qui định của pháp luật hiện hành về thủ tục này.

 Hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp trước khi sử dụng tại Việt Nam. Việc chứng thực này do các cơ quan sau tiến hành:

- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Cục Lãnh sự);

- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Sở Ngoại vụ);

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam (gọi chung là cơ quan đại diện Việt Nam) được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài.

 Có 2 loại hợp pháp hóa lãnh sự:

- Hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm việc chứng thực nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu;

Hợp pháp hóa lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.     

- Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có qui định khác (Pháp lệnh lãnh sự năm 1990).

Khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, các bạn cần lưu ý một số điểm sau (theo Thông tư số 01/1999/TT-NG của Bộ Ngoại giao):

- Giấy tờ, tài liệu phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa, sửa chữa thì chỗ bị tẩy xóa, sửa chữa phải được đính chính theo qui định của pháp luật nơi lập văn bản;

- Giấy tờ, tài liệu có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm tại Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam phải được chứng thực bởi:

- Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tùy theo thực tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng cơ quan đại diện Việt Nam về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngoài đó.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nếu là giấy tờ tài liệu của nước thứ ba đó.

- Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

+ Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu);

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng nhận sao y các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự, kèm theo bản dịch (nếu có). Trong một số trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài thông dụng khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được (bản dịch đó phải được công chứng - công chứng ở đây được hiểu là việc cơ quan công chứng địa phương hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo qui định của pháp luật).

+ Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên (tức không cần chứng nhận sao y);

+ Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu);

+ Việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện trong thời hạn từ một đến hai ngày làm việc kể từ ngày các bạn nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa có số lượng nhiều hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn trên có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của các nước đã ký kết với Việt Nam điều ước quốc tế, trong đó có quy định về việc miễn hợp pháp hoá lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu của nhau;

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam cấp cho công dân nước đó để sử dụng tại Việt Nam, trên nguyên tắc có đi có lại;

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Cộng hoà nhân dân Trung Hoa, Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào và Vương quốc Campuchia (sau đây gọi là các nước láng giềng) cấp cho công dân của họ thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam để sử dụng cho việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi với công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với nước đó.

Những trường hợp bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự:

- Nội dung của giấy tờ, tài liệu trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hoặc có thể gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam;

- Không xác định rõ mục đích của việc sử dụng giấy tờ, tài liệu;

- Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực không phải là chữ ký, con dấu gốc;

- Ngoài ra, viên chức có thẩm quyền của Việt Nam cũng không được hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình mình như: vợ-chồng, bố-mẹ (kể cả bố mẹ vợ, bố mẹ chồng, bố mẹ nuôi), anh, chị, em ruột (kể cả anh chị em vợ-chồng, anh chị em nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại, con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (gồm các con của con trai, con gái, con nuôi).